Le pilote d’imprimante universel – gratuit n’est pas vraiment gratuit: le coût réel de l’impression d’entreprise

Le coût réel de l’impression d’entreprise

Lors de l’achat de logiciels, les organisations le font pour accroître l’efficacité, gagner du temps et réduire leurs coûts.

Et comme la plupart des organisations, vous avez un personnel informatique limité, un budget modeste et des listes de tâches à débordement; Par conséquent, la raison pour laquelle la virtualisation de bureau et la livraison d’applications centralisées sont très populaires.

Donc, lorsqu’une organisation achète une solution telle que Citrix XenApp / XenDesktop, VMWare Horizon et Windows Server, il est plus disposé à utiliser le pilote d’imprimante universel intégré (UPD) qui l’accompagne.

Pourquoi pas?

Ces « freebies », comme nous l’appelons, ou des solutions d’impression UPD intégrées sont gratuites et peuvent réduire les coûts d’acquisition, mais peuvent-ils réduire le coût de l’impression sur le long terme?

Coût total de possession

Ces solutions d’impression UPD intégrées proposent généralement une offre à perte de vue avec une fonctionnalité limitée.

Et pour certains environnements d’impression plus petits et plus simples, c’est tout ce dont vous avez besoin.

Cependant, pour les grandes entreprises ou les entreprises ayant des infrastructures d’impression plus complexes telles que:

• L’existence de plusieurs fournisseurs d’imprimantes,
• Les initiatives de BYOD et
• Les utilisateurs mobiles travaillant des heures flexibles et souhaitant imprimer à partir de la maison
• Coûts liés à la mise en œuvre
• Coûts sur les consultants
• Coûts liés à la maintenance en cours
• Coûts de soutien

De tels coûts peuvent rapidement s’ajouter à plus que ce qu’il en coûterait pour une solution complète. Par conséquent, le coût réel de l’impression d’entreprise est le coût total de possession (TCO), pas seulement le coût des licences.

Par exemple, au-delà de la fonctionnalité d’impression de base de l’UPD, examinons l’affectation manuelle des imprimantes par rapport à la cartographie automatique de l’imprimante.

Cela se traduit par le temps passé à configurer et à maintenir une solution intégrée par le personnel informatique professionnel.

Il existe plusieurs façons dont un administrateur peut attribuer des imprimantes aux utilisateurs.

L’une des façons est de créer un script d’ouverture de session, puis de l’attribuer aux utilisateurs via Active Directory ou configuré par une stratégie de groupe.

Selon la taille de l’entreprise, cela pourrait entraîner beaucoup de scripts et d’attribution.

L’autre option est de passer à chaque ordinateur individuel et d’ajouter des imprimantes via le Panneau de configuration, ce qui n’est pas très pratique pour les grandes entreprises.

À l’inverse, avec un outil automatisé comme UniPrint PrintPAL, le mappage de l’imprimante est aussi simple que «cliquer, glisser et relâcher», ce qui permet de gagner du temps administratif précieux.

Temps et coût pour résoudre un problème

Lorsque des problèmes surviennent, combien de temps est-il consacré à la prise en charge?

Lorsque vous appelez votre fournisseur de logiciel, avez-vous réellement répondu au téléphone, ou devez-vous laisser un message et attendre 24 heures avant qu’une personne de soutien ne vous réponde?

Combien perdez-vous dans le temps et la productivité, lorsque vous n’êtes pas en mesure d’imprimer et attendez votre soutien pour vous rappeler?

Est-ce que le support sait réellement ce qu’ils font? Ils sont responsables de soutenir un produit qui n’est pas nécessairement uniquement pour l’impression.

Bien sûr, l’impression en fait partie, mais seulement une très petite partie de celle-ci. Ces fournisseurs de logiciels ne sont pas dans l’affaire de la résolution des problèmes d’impression. Ce n’est pas leur cœur de métier.

Donc obtenir un soutien compétent sur l’impression tout de suite peut ne pas être possible.

Le coût réel des temps d’arrêt de l’impression, en particulier des temps d’arrêt inattendus, est variable et unique pour chaque entreprise (même les entreprises du même secteur).

Cela dépend aussi de l’importance de l’impression pour votre entreprise.

Est-ce une critique de mission ou simplement un inconvénient?

Mais les pertes dans les domaines de la main-d’œuvre, des revenus et des services contribuent tous au coût de l’impression des temps d’arrêt.

L’équation simplifiée suivante de North American Systems International peut être utilisée pour calculer le coût de la main-d’œuvre pour les pannes d’impression critiques:

Coût de la main-d’œuvre = (nombre d’employés) x (coût moyen de l’employé par heure) x (durée de la panne en heures)

Ainsi, pour 2 000 employés à environ 50 $ l’heure pour une panne de 4 heures, le coût du travail serait de 400 000 $.

Bien sûr, on peut soutenir que, même si l’impression n’est pas disponible, les employés ne ralentissent pas et ne font rien. Le fait est qu’il y a un coût associé à tout temps d’arrêt, même pendant quelques minutes.

Déchets de papier et violations de la sécurité

Certaines solutions d’impression UPD telles que UniPrint Infinity offrent également des moyens de soutenir les initiatives environnementales de l’entreprise et de se conformer aux règles de sécurité de l’information de l’entreprise.

Aller « vert » n’est pas seulement bon pour l’environnement et l’avenir de nos enfants, il pourrait aussi remettre le «vert» dans les coffres de l’entreprise.

La réduction de votre empreinte carbone peut être réalisée en mettant en œuvre des stratégies d’imprimante qui réduisent la quantité de papier et la consommation d’encre / toner, puis appliquez ces politiques en les rendant par défaut dans votre environnement.

Avec UniPrint Infinity, un profil d’imprimante par défaut peut être créé qui oblige les utilisateurs à utiliser une impression recto verso et une résolution réduite.

En imprimant double face, les économies de papier peuvent atteindre 50% en fonction des types de documents et du nombre de pages imprimées.

En moyenne, 20% de toutes les impressions ne sont pas collectées ou des impressions erronées, ce qui équivaut à que les déchets de papier sont l’un des plus importants contributeurs de déchet de bureau et qui peuvent également causer des violations de sécurité.

Impression sécurisée

C’est là que l’impression par tirage sécurisé pourrait être implémentée. Avec une impression sécurisée, les utilisateurs doivent s’authentifier sur l’imprimante avant que leur document ne soit effectivement imprimé.

Cela modifie le comportement de l’utilisateur et les rend conscients de leurs habitudes d’impression. Les utilisateurs cliquent sur Imprimer dans leurs bureaux et leur document n’est pas imprimé jusqu’à ce qu’ils soient physiquement présents sur l’imprimante pour l’authentifier et le collecter.

Une solution d’impression sécurisée, telle que UniPrint SecurePrint, peut réduire la quantité d’impressions non collectées, ce qui permet d’éviter les violations de sécurité liées au document.

La sécurité est à l’esprit de tous ces jours.

Qu’il s’agisse de garder les informations de l’entreprise confidentielles ou de protéger votre organisation des personnes extérieures qui cherchent à nuire ou à exploiter toute vulnérabilité.

La sécurité améliorée est une autre caractéristique que les « cadeaux » de l’UPD ne le font pas. Ils ne peuvent pas vous aider à sécuriser votre infrastructure d’impression en contrôlant l’accès à certaines imprimantes, en cryptant les données d’impression ou en minimisant les violations de l’information grâce à l’impression par tirage.

Bien qu’il soit tentant de « sauvegarder et de payer plus tard », il est intéressant de faire vos recherches à l’avant et de tester toute solution d’impression, intégrée et complète, et de calculer le coût total des solutions disponibles.

Je pense que vous constaterez que «libre» arrive souvent à un prix plus élevé à long terme.