Roundup d’experts en soins de santé: 10 bonnes pratiques pour le déploiement d’EMR Epic

Depuis qu’Épic a présenté son dossier médical électronique révolutionnaire (DME), il a rapidement pris le contrôle des hôpitaux et des fournisseurs de soins de santé à travers le monde!

Le système EMR d’Epic est maintenant mis en œuvre et utilisé dans près de 300 organisations de soins de santé aux États-Unis.

Epic fournit un DME unifié qui crée un système de dossier patient amalgamé pour un accès et une utilisation faciles dans toute une entreprise de soins de santé.

La sécurité, la fiabilité et la confidentialité fournies par le DME d’Epic sont inégalées par tout autre système de dossiers médicaux!

Les médecins, les infirmières et les autres professionnels de la santé doivent être en mesure de tirer parti de tous les avantages d’une mise en œuvre réussie du DME dans leurs milieux de soins de santé.

Vous trouverez ci-dessous les dix meilleures pratiques et les conseils des meilleurs experts Epic EMR pour déployer une mise en œuvre fluide d’Epic EMR!

1. Priorisation, leadership, communication, dotation et s’amuser

Voici mes meilleurs conseils pour une mise en œuvre épique d’EMR EMR: 1. Priorisation: rappelez-vous qu’une Epic Go Live n’est que le début et que les opérations auront des opportunités après la mise en production pour améliorer le contenu et mettre en œuvre le avoir’. Ainsi, l’hôpital client doit prioriser les éléments qui sont essentiels pour la réussite en direct 2. Champions et leadership clinique: Impliquer de manière appropriée le leadership clinique dès le départ est essentiel pour une mise en ligne plus fluide. Former un comité de direction pour chaque verticale épique et le doter de tous les leaders cliniques clés. Identifiez votre projet «Champions» (en général, ce sont des leaders cliniques très influents) et participez à la planification du projet de base et à la gestion du changement. Assurez-vous que les champions se sentent adéquatement soutenus par la gestion du projet tout au long du projet. 3. Communications: Comme tout grand projet, le succès d’un projet Epic repose sur des communications qui atteignent le bon public, au bon moment et à travers le bon support. Comme un projet Epic pourrait susciter une grande anxiété parmi le personnel clinique de première ligne, un plan de communication aussi solide complimente une saine stratégie de gestion du changement. 4. Dotation: de nombreux hôpitaux mettant en œuvre le personnel Epic une grande partie du projet avec du personnel clinique interne , il pourrait y avoir une valeur significative dans l’embauche de consultants certifiés Epic avec une expérience antérieure d’Epic, bien qu’ils pourraient être plus chers. Comme il n’y a aucune garantie que l’équipe des services de mise en œuvre d’Epic apporte un soutien adéquat au personnel du projet nouvellement certifié, il est judicieux que les chefs de projet Epic conseillent le reste de l’équipe. guidez-les lorsque le personnel d’Epic n’est pas immédiatement joignable pour obtenir de l’aide. 5. Amusez-vous: comme il est facile de se stresser avec une mise en œuvre de DME onéreuse et à grande échelle, n’oubliez pas de vous amuser! Il est important que la direction du projet reconnaisse et célèbre les petites victoires et motive continuellement votre équipe de projet.  »

Karthik Seshan, Project Manager Epic EMR Implementation

The Hospital for Sick Children

2. Besoin de professionnels de la santé avec une base de connaissances solide

« La plus grande inquiétude que je peux voir maintenant est que nous manquons de supporteurs qui ont de solides connaissances cliniques. Cela a un grand impact négatif pour les cliniciens d’apprendre et de gérer le grand changement dans leur vie. Nous avons besoin d’un plus grand nombre d’informaticiens en santé qui connaissent bien le système et qui peuvent également relier les fonctionnalités au flux de travail afin d’accroître l’efficacité de l’adoption.

Eric Zhigang Tian, Epic Credentialed Trainer

The Hospital for Sick Children

3. Engager et intégrer les parties prenantes pour un système intégré

«L’un des plus grands oublis dans la mise en œuvre du DME peut être le désengagement de certaines parties prenantes qui travaillent en coulisses, telles que les PME de la finance et du codage, lors du développement de workflows pour les utilisateurs frontaux. Assurez-vous de les faire participer à la prise de décisions afin que les possibilités de financement du ministère ne soient pas compromises en raison des décisions relatives au déroulement du travail. Un autre conseil serait d’avoir des groupes intégrés où les analystes de différentes applications peuvent discuter des changements de build à venir. Avec un projet aussi vaste, il peut devenir facile de travailler en silos, mais il est essentiel de garantir une approche collaborative pour construire un système intégré.  »

Hibah Khan, Epic Certified Application Specialist

St. Joseph Healthcare

4. La phase de planification est la clé d’une mise en œuvre réussie du DME!

« Selon notre mise en œuvre du système EMR EMR chez Mackenzie Health, je dirais que la phase de planification du projet (portée du projet) serait la plus importante avant de commencer le projet. Au cours de la phase de mise en œuvre, la collecte de renseignements était très importante pour recueillir toute l’information nécessaire à partir des systèmes / processus existants nécessaires pour personnaliser le DME aux exigences de Mackenzie Santé. Être le premier hôpital canadien à mettre en œuvre la gamme complète d’EMic EMR a eu sa juste part de défis que nous devions surmonter. Avec Epic EMR, l’hôpital est devenu entièrement numérique, il y avait donc beaucoup de nouveaux flux de travail et de procédures qui devaient également être créés. Avoir une équipe soudée et talentueuse était la principale raison pour laquelle nous avons eu beaucoup de succès.  »

Amit Haror, Epic EMR Security Coordinator

Mackenzie Health

5. Transfert des données pertinentes des anciens systèmes EMR vers Epic EMR et archivage des données restantes

« Lorsqu’un système de DSE hérité est retiré ou remplacé par Epic, les hôpitaux et les fournisseurs sont toujours responsables du maintien des dossiers médicaux et financiers historiques. De nombreux Etats exigent que cela soit maintenu pendant 6 à 10 ans pour la publication d’informations. De nombreux hôpitaux et fournisseurs qui se déplacent vers Epic EHR, supposent que tous les dossiers d’histoire seront déplacés dans Epic. Ce n’est pas vrai la plupart du temps. Au moment où ils réalisent cela, tout le budget est épuisé pour la mise en œuvre d’Epic. Ainsi, ils finissent par continuer à payer des frais de soutien annuels au DSE existant pour conserver l’accès à l’information historique. Donc, ils finissent par exécuter deux systèmes! Archivage de l’information médicale et financière historique dans l’ancien système est la bonne solution pour ces situations. Les dossiers d’historique doivent être extraits du DSE existant et placés dans un endroit sûr et sécurisé, et l’information doit être mise à la disposition de ceux qui en ont besoin. Certains fournisseurs se spécialisent dans l’extraction de toutes les données de plusieurs anciens systèmes de DSE, migrant les données minimales pertinentes vers le nouveau DSE et archivant le reste. Ces services de gestion de données aident les hôpitaux et les cliniques à passer à un nouveau DSE sans perdre de données historiques, et à les maintenir conformes. Les archives de DSE neutres pour les fournisseurs ne coûtent qu’une fraction du maintien des anciens systèmes de DSE.

Sudhakar Mohanraj, Founder and CEO

Triyam Data management solutions for healthcare

 

 

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6. Personnel dûment formé et commentaires réguliers des utilisateurs

« En règle générale, pour un déploiement en douceur, le personnel doit être parfaitement formé à la fonction spécifique du système. De plus, des sessions de rétroaction après la mise en œuvre pour chaque utilisateur / service sont essentielles pour s’assurer que les problèmes qui surviennent après la mise en œuvre sont traités dès que possible. Sinon, les utilisateurs peuvent blâmer le système.  »

Patrick Foote, Principal Consultant

ATLCG- Healthcare Marketing Consultants

7. Personnaliser adéquatement le DME, donner des instructions claires et précises

«Les principales choses que j’ai apprises en chemin sont les suivantes: 1. Allouez suffisamment de temps à vos experts en flux de travail pour personnaliser le DME et créer des pratiques de saisie de données solides, des modèles, des flux de travail, etc. Essayer de faire marche arrière et de personnaliser plus tard est une entreprise compliquée, et cause beaucoup de stress et de fatigue pour votre personnel. 2. Vous n’aurez qu’une seule opportunité de dire à chacun exactement quoi faire et comment le faire. Ce sera la seule fois où ils écouteront avec une attention complète et ne vous combattront pas dessus. Donc, si vous ne donnez pas d’instructions précises sur la façon exacte de faire leurs tâches, ils vont créer leurs propres moyens, et cela va devenir un gros gâchis. Cependant, si vous créez au préalable toute la personnalisation et que vous permettez aux utilisateurs d’entrer des données discrètes et de faire les choses correctement, vous aurez un bon départ et vous excellerez beaucoup plus rapidement qu’un déploiement sans cette structure. 3. Minimisez autant que possible la possibilité de texte libre. S’il y a des moments où un récit est requis, faites-le avec des champs de saisie de données discrets.  »

Bekki Tagg, EMR Specialist

South Calgary Primary Care Network

8. Transparence et autonomisation des utilisateurs

« Il y a deux choses que je dirais cruciales pour rendre le go-live (un peu plus) sans stress. D’après mon expérience, j’ai trouvé qu’il était très important d’avoir de la transparence dans la progression du projet et que les utilisateurs se sentent responsabilisés. Les utilisateurs finaux, par exemple, pourraient avoir accès à des laboratoires ouverts pour s’exercer, poser des questions ou fournir des commentaires avant la mise en service. Cela permet des «touches finales» aux flux de travail et au sein du système. Plus important encore, c’est une bonne idée d’observer et d’apprendre des autres organisations qui ont terminé une mise en œuvre. Les processus liés à tout ce qui concerne la formation, la configuration ou la sécurité peuvent être modifiés pour éviter que des problèmes similaires ne se posent.  »

Ashley Ssali, Epic Support Analyst

The Hospital for Sick Children

9. Consacrer des ressources adéquates et de la logistique pour la formation

« Voici quelques points de mon expérience dans 2 projets dans la mise en œuvre d’Epic: Finaliser les décisions sur les changements de flux de travail avant la formation et Go-live. Assurez-vous qu’il n’y a pas de build manquant et faites migrer la build complète vers les environnements de formation. Demandez aux super-utilisateurs de former et de soutenir leurs collègues. Donner une haute priorité à la mise en œuvre épique en termes de ressources et de logistique. Établir des plans de communication solides pendant le cycle de vie du projet. Demandez aux gestionnaires d’examiner le programme de formation et de l’approuver avant la formation. Avoir des scénarios de patients en formation ressemblant à la vraie vie avec tous les détails (résultats et documentation). Engager les chefs de site pour soutenir le projet à un niveau élevé. Construire la confiance entre les utilisateurs. Minimisez les changements dans l’environnement d’entraînement une fois que la formation commence. Planifier les activités de transition et la validation des données en termes de temps et de ressources. Utilisez les leçons apprises des autres sites.  »

Jadallah Alnasarat, Epic Trainer

The Hospital for Sick Children

10. Respecter le calendrier du projet et engager des opérations

«Du point de vue du projet, respecter le calendrier du projet est essentiel pour respecter la date limite. Nous avons constaté que de nombreuses nouvelles exigences venaient toujours au cours de la mise en œuvre, et si nous avions repoussé la date de mise en service chaque fois, nous n’aurions jamais lancé. Il y aura toujours des choses qui ne sont jamais complètement complètes ou correctes et qui devront être corrigées après le lancement. Le maintien des opérations est très important pour maintenir les niveaux d’excitation élevés et pour renforcer le fait que ce n’était pas seulement un projet informatique, mais une transformation clinique qui a touché tous les groupes.  »

Husain Kamadia, Epic Applications Analyst

Mackenzie Health

 

 

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