Enterprise Content Management (ECM): le cycle de vie des documents

Qu’est-ce que Enterprise Content Management (ECM)  et quel avantage cela apporte-t-il aux entreprises?

La gestion de contenu d’entreprise peut être définie comme les stratégies, méthodes et outils utilisés pour capturer, gérer, traiter et distribuer du contenu et des documents dans l’ensemble d’un environnement d’entreprise.

En raison de la complexité entourant les entreprises et de la grande quantité d’informations internes non structurées circulant au sein des entreprises, la gestion de contenu dans les entreprises peut être particulièrement difficile.

Aujourd’hui, les fournisseurs ont commencé à se concentrer sur le développement de solutions de gestion de contenu d’entreprise innovantes qui se concentrent sur l’aspect de l’entreprise à l’employé. La solution de gestion de contenu d’entreprise idéale aide les entreprises à réduire leurs coûts, à améliorer l’efficacité du flux de travail et à améliorer la productivité.

Le cycle de vie du document

Au cœur de la gestion de contenu d’entreprise se trouve le cycle de vie du document. Le cycle de vie du document suit le chemin de tout document interne, depuis la capture du contenu jusqu’à la livraison!

Les solutions de gestion de contenu d’entreprise efficaces visent à modifier les processus tout au long du cycle de vie des documents et à améliorer l’efficacité dans la mesure du possible.

1. Capture de contenu

Le cycle de vie du document commence avec la phase de capture. En général, cela fait référence à tout le contenu entrant dans le système.

La phase de capture implique la conversion de documents papier en fichiers électroniques, ainsi que la collecte de fichiers électroniques et de données dans une structure simplifiée pour une gestion plus facile.

Les processus dans la phase de capture comprennent l’imagerie et la numérisation de documents, ainsi que le traitement des formulaires au moyen de formulaires électroniques et de formulaires Web. Capture englobe également le contenu des e-mails, des importations de fichiers et des documents de télécopie.

L’efficacité des processus de capture peut être amplifiée grâce au déploiement de technologies telles que la reconnaissance optique de caractères, la reconnaissance de caractères manuscrits, la reconnaissance de codes-barres, etc.

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2. Gestion de documents

Une fois le contenu capturé ou créé par l’entreprise, le document entre dans la phase de gestion du cycle de vie.

Dans cette phase, les documents sont intégrés dans le flux de travail de l’entreprise. En fonction du type de document et de son objectif, les entreprises peuvent sécuriser les documents si nécessaire afin de respecter les exigences réglementaires.

La gestion des enregistrements permet aux organisations de fortifier leurs documents à partir d’un accès inapproprié et non autorisé.

Le stockage et la préservation des composants de la gestion de contenu d’entreprise peuvent également être largement placés sous la phase de gestion du cycle de vie du document.

La phase de stockage consiste à mettre de côté du contenu dans des sites de stockage connus sous le nom de référentiels. Le composant de magasin nécessite un support d’administration pour les référentiels et la technologie de stockage.

Les employés de la main-d’œuvre moderne accédant aux documents sur plusieurs périphériques et stockant des documents sur divers référentiels, les entreprises pourraient envisager d’adopter des solutions offrant des plates-formes intégrées où les employés peuvent accéder et gérer tous leurs documents depuis une seule source.

Le composant de préservation implique l’archivage à long terme d’informations statiques en utilisant des supports de stockage à long terme et la mise en œuvre de stratégies de préservation à long terme.

3. Traiter les documents

Après avoir assuré une gestion sécurisée du document, le cycle de vie du document passe à l’automatisation des processus métier et à la redirection et au traitement des documents, chaque fois qu’un nouveau contenu est capturé ou créé.

En mettant en place un processus d’autorisation simplifié pour l’accès aux documents, les utilisateurs sont en mesure d’examiner les documents et de s’engager dans des processus opérationnels sans être physiquement présents au bureau.

4. Sortie: livrer le contenu

Le composant de sortie du cycle de vie du document implique la livraison du contenu qui a été capturé, géré et traité.

Le contenu et les documents doivent être donnés aux bonnes personnes, au bon moment! La phase de sortie implique l’utilisation de technologies de transformation, de technologies de sécurité et d’itinéraires de distribution pour distribuer le contenu aux utilisateurs de manière ordonnée et ordonnée.

Un exemple de stratégie d’amélioration de la productivité dans la phase de production consisterait à mettre en œuvre un logiciel de gestion d’impression au sein de l’entreprise.

L’utilisation efficace de ce logiciel améliorerait grandement l’efficacité de la sortie du contenu à la fin du cycle de vie du document.

Cherchez-vous à réduire vos coûts, à améliorer votre efficacité, à prendre le contrôle de vos documents, à intégrer votre technologie et à améliorer la productivité de votre personnel? Assurez-vous d’envisager d’optimiser le cycle de vie de vos documents et de mettre en œuvre la solution de gestion de contenu d’entreprise adaptée à votre entreprise.

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