“Nous avions besoin de quelque chose de compatible avec notre nouvelle manière de travailler, qui était d’agilité et de souplesse. UniPrint ce que le seul fournisseur que nous avons trouvé.”

– Tim Huggins, ICT Manager at Brentwood Borough Council

UniPrint apporte à plus de 300 membres du personnel de Brentwood Borough Council l’impression sur cloud sur cinq sites

Brentwood, Essex (Royaume-Uni), qui a déjà visité ou envisage de créer une entreprise, possède déjà toutes les caractéristiques d’une situation exceptionnelle, allant des boutiques animées de High Street à ses vastes sites historiques.

Ce que personne ne comprendrait, toutefois, ce sont les efforts déployés par le conseil d’arrondissement de Brentwood en coulisses pour se transformer en un exemple tout aussi remarquable de ce à quoi pourrait ressembler une approche du «premier nuage» aux services gouvernementaux. Atteindre ce point a nécessité beaucoup de travail dans des délais serrés, ce qui explique pourquoi le Brentwood Borough Council s’est tourné vers UniPrint.net pour obtenir de l’aide.

Dans un rapport intitulé Vision For Brentwood, 2016-2019, le Brentwood Borough Council présente un plan ambitieux pour mieux servir ses citoyens et ses entreprises. Cela inclut des objectifs de réduction des coûts, de rationalisation des services et des processus, de satisfaction de 80% des besoins des clients dès le premier point de contact et d’utilisation la plus efficace des ressources.

Il s’agit d’une organisation très active axée sur un large éventail d’activités, allant du développement économique et de la gestion du logement à la santé des communautés locales. «Focus on delivery» fait partie de ses quatre valeurs fondamentales.

Le défi

Les objectifs de Brentwood Borough Council ont conduit à une décision stratégique de devenir le premier conseil du Royaume-Uni à lancer un projet visant à transférer 100% de ses systèmes et infrastructures vers le cloud computing d’ici le troisième trimestre 2017.

Ce projet aurait lieu pendant que l’organisation et son équipe déménageraient dans un nouvel hôtel de ville. Une partie des efforts consisterait non seulement à s’éloigner des produits sur site, mais aussi à offrir au personnel des méthodes de travail plus agiles.

«Nous voulions créer une livraison très facile des postes de travail des employés, peu importe où ils se trouvaient, qu’il s’agisse d’un café, de leur domicile ou de l’un de nos sites», a déclaré Tim Huggins, ICT Manager chez Brentwood Borough Council. «Nous redistribuions le pouvoir dans les départements d’affaires qui disaient« Nous voulons travailler comme ça ».»

Malheureusement, ce type de changement implique plus que de simples ordinateurs de bureau et ordinateurs portables. Brentwood Borough Council devait également tenir compte de l’impact sur les services d’impression gérés dans l’ensemble de l’organisation.

«Nous avons approché notre fournisseur commun», a rappelé Huggins. « Mais il est devenu très évident très rapidement qu’ils n’avaient pas de solution, et nous étions très en avance sur nos concepts et ce que nous essayions de faire. »

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La solution

Brentwood Borough Council a collaboré avec UniPrint pour mettre en œuvre Infinity for the Cloud, une solution d’impression gérée spécialement conçue pour fonctionner avec des solutions leaders sur le marché telles que Microsoft Azure.

UniPrint Infinity rassemble des imprimantes, des pilotes, des utilisateurs et des périphériques dans une même console de gestion centralisée et offre une impression tirée authentifiée par l’utilisateur.

Cela améliore la sécurité des documents, tandis que la haute disponibilité assure une redondance totale, garantissant la disponibilité des services d’impression chaque fois que les utilisateurs en ont besoin.

Les resultats

En quelques mois seulement après des tests initiaux, UniPrint a fourni une solution qui est maintenant utilisée par plus de 300 personnes réparties sur cinq sites différents. Une partie de la valeur spécifique dont Huggins et son équipe ont bénéficié en s’associant à UniPrint comprend:

Une expérience utilisateur transparente:

Au fur et à mesure que ses effectifs se répartissent et se décentralisent, l’équipe du Conseil d’arrondissement de Brentwood s’est rendu compte qu’il ne s’agissait pas d’une option pour le secteur public ”Entité.

«Avec de gros clients assis sur un réseau, tout est une question d’impression locale», a expliqué Huggins. «La capacité d’UniPrint à extraire des éléments du cloud et à les livrer de manière flexible nous a permis de disposer d’une solution complète.»

Maximiser les ressources existantes:

Personne n’aime faire des mises à niveau et des remplacements coûteux, surtout s’ils ne sont pas nécessaires. Selon Cole Brace, analyste d’applications commerciales au Brentwood Borough Council, UniPrint a joué un rôle essentiel dans la prévention de ce type de problèmes en veillant à ce que l’entreprise puisse continuer à travailler avec une flotte déjà en place.

«En déplaçant les utilisateurs vers un environnement de bureau en tant que service, Follow Me Printing d’UnPrint signifiait qu’ils pouvaient déjà imprimer», at-il déclaré. «Cela a permis la migration de l’environnement sur site vers un environnement basé sur le cloud, où nous pouvions encore utiliser nos imprimantes multifonctions existantes, et cela s’est très bien passé.»

Impression de back-office intégrée:

Quoi de plus pratique que de simplement envoyer un courrier électronique pour imprimer plutôt que d’avoir un processus plus manuel? Huggins a déclaré que les fonctionnalités d’UniPrint avaient déjà fait une énorme différence.

«Nous pouvons planifier des travaux ou des flux de travail pour informer les gens lorsque leurs impressions sont prêtes», a déclaré Huggins.

Sécurité et fiabilité:

Les difficultés d’impression constituent un problème évident pour une organisation en pleine transformation, et Huggins a félicité UniPrint pour avoir apporté une solution qui lui apporterait, à lui et à son équipe, la tranquillité d’esprit. «Leur capacité à tout tourner autour de nous était assez dramatique», a-t-il déclaré.

Brace a ajouté qu’UniPrint avait également démontré son engagement à faire les choses correctement dès la première fois en fournissant des tablettes Brentwood Borough Council pour tester et étendre ses services d’impression en fonction des besoins. « Le soutien à ce jour a été brillant », a-t-il déclaré.

Une solution d’avenir pour un futur basé sur le cloud:

«Dans l’avenir, nous allons avoir une main-d’œuvre mobile croissante, répartie sur quatre ou cinq sites différents», a expliqué Brace. «Travailler avec UniPrint signifie que plus de personnes peuvent sortir sur le site ou travailler à la maison».

Huggins a déclaré que le Brentwood Borough Council est confiant dans la poursuite de sa vision à long terme, en partie grâce à des fournisseurs comme UniPrint.

« Nous avions besoin de quelque chose de compatible avec notre nouvelle façon de travailler, qui était d’être agile et flexible », a déclaré Huggins.

«UniPrint était le seul fournisseur que nous avons trouvé qui avait une vraie solution et des personnes qui comprenaient ce que nous faisions.»

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