5 étapes pour la préparation de vos processus d’impression pour la date limite du GDPR

Définition de données personnelles GDPR

Le GDPR est un règlement de protection des données qui s’applique à toutes les organisations faisant des affaires avec les citoyens de l’UE, quel que soit le lieu où l’organisation est située.

GDPR est l’acronyme de General Data Protection Regulation, qui a été proposé par la Commission européenne pour unifier la protection des données pour les individus au sein de l’UE.

GDPR régira la manière dont les entreprises collectent, gèrent, utilisent et suppriment les informations identifiables par l’utilisateur.

Après plus de 4 ans de préparation, la date limite du GDPR entrera en vigueur le 25 mai 2018. De nombreuses organisations peuvent ne pas s’en rendre compte, mais leurs processus d’impression doivent également suivre la législation du GDPR.

Suivez ces 5 étapes pour vous assurer que votre processus d’impression est compatible avec les règles GDPR:

1. Sécurisez votre infrastructure d’impression

Pour protéger vos processus et systèmes d’impression, vous devez garantir un flux de travail sécurisé de bout en bout à partir du moment où un travail d’impression est émis jusqu’à ce qu’il soit récupéré par l’utilisateur sur le plateau d’impression.

Les infrastructures clés telles que les serveurs d’impression et votre réseau interne doivent également être sécurisées.

Cela peut être fait grâce à des solutions de gestion d’impression qui offrent une couche supplémentaire de sécurité d’impression.

2. Mettre en œuvre l’impression sécurisée

De nombreuses entreprises jettent souvent chaque jour des centaines de documents qui n’ont pas été récupérés de l’imprimante ou imprimés accidentellement.

Le document imprimé et rejeté peut contenir des informations personnelles ou confidentielles pouvant compromettre la sécurité de l’organisation ou des individus.

Secure Pull Printing offre une solution simple: les documents ne sont imprimés que lorsque l’utilisateur s’authentifie auprès de l’imprimante et est présent pour le récupérer.

Cette solution aura un retour sur investissement positif car les documents inutiles ne sont pas imprimés, et offre une plus grande sécurité et un flux de travail amélioré.

3. Établir des règles et des lignes directrices pour la protection des documents imprimés

Si le document imprimé entre dans les mains du destinataire prévu, il devrait également être considéré ce qui se passe après.

Comment sont stockés les documents, comment sont-ils éliminés?
L’information confidentielle est-elle en péril?
Les documents créés et imprimés en dehors des organisations présentent un risque plus élevé de perte d’informations ou de violation de la vie privée.

Lorsqu’une erreur ou une violation de données se produit, il est également important de savoir où et quand le document a été imprimé, et par qui.

Les capacités de reporting et de suivi incitent fortement les employés à traiter les informations sensibles de manière appropriée.

4. Protéger l’accès aux informations de l’utilisateur

GDPR exige que les organisations protègent les informations personnelles ou d’identification de l’utilisateur et la façon dont elles sont stockées.

Les organisations doivent être en mesure de démontrer aux utilisateurs les données et informations stockées à leur sujet.

Les systèmes d’archivage d’impression peuvent stocker des informations sur chaque utilisateur en toute sécurité, y compris les noms, les e-mails et l’historique des travaux d’impression.

5. Le droit de ne pas oublier

Une autre condition du GDPR est que toute information sur une personne doit être oubliée lorsqu’elle n’est plus nécessaire ou utile.

Par exemple, un ancien employé qui ne souhaite pas que l’organisation conserve son historique d’impression. Les organisations doivent être en mesure de supprimer le compte d’utilisateur et toutes les données associées.

Les détails peuvent être stockés dans la base de données à des fins de génération de rapports, mais sans aucune information utilisateur associée.

Une fois le délai GDPR entré en vigueur, les organisations sont tenues de respecter les règles de protection des données qui couvrent l’ensemble des systèmes informatiques, y compris votre infrastructure d’impression.

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